ACUERDO por el que se establecen los Lineamientos para el uso de la Firma Electrónica Avanzada en los actos y actuaciones de los servidores públicos del Instituto Nacional del Derecho de Autor.

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 26, 41 Bis, fracción XVIII, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 1o., 2o., 10, 208, 209, 210 y 211 de la Ley Federal del Derecho de Autor; 103, fracciones XV y XXI, 105 y 106, fracciones I y VIII, de su Reglamento; 2, apartado B, fracción IV, 26 y 27 del Reglamento Interior de la Secretaría de Cultura; 6, 7, fracción XII, y 16 del Reglamento Interior del Instituto Nacional del Derecho de Autor; Primero, fracción II, del Acuerdo 370 por el que se delegan facultades en el Director General del Instituto Nacional del Derecho de Autor; así como 1, 2, 3, 4, 35, fracción II, y 69-C, de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; y

Que, de conformidad con los artículos 2o. y 208 de la Ley Federal del Derecho de Autor, así como 1o. y 103 de su Reglamento, el Instituto Nacional del Derecho de Autor es la autoridad encargada de su aplicación administrativa, al igual que en materia de derechos de autor y derechos conexos;

Que, el artículo 6 del Reglamento Interior del Instituto Nacional del Derecho de Autor, establece que al Director General de dicho Órgano Desconcentrado corresponde su representación, así como la atención, el trámite y resolución de todos los asuntos de su competencia, ejerciendo para tales efectos todas las facultades que resulten necesarias;

Que, el artículo 69-C de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, establece que las dependencias y organismos descentralizados de la Administración Pública Federal recibirán las solicitudes o promociones presentadas a través de medios de comunicación electrónica, en las etapas que las propias dependencias y organismos así lo determinen, mediante reglas de carácter general publicadas en el Diario Oficial de la Federación, empleando medios de identificación electrónica, en sustitución de la firma autógrafa;

Que, el artículo 89 del once de enero de dos mil doce, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley de Firma Electrónica Avanzada, la cual dispone que los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos;

Que, los artículos 1, 2, 3, 5, 7, 11, 13 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada, así como 1, 2, 3, 4, 7, 9, 12 de su Reglamento, establecen el uso de la Firma Electrónica Avanzada en los actos y actuaciones de la Administración Pública Federal previstos en dichos ordenamientos jurídicos, al igual que en los servicios relacionados con los mismos, entre los que se contemplan las comunicaciones, trámites, servicios, procedimientos administrativos, notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitud de informes o documentos, resoluciones administrativas definitivas y, en general, en todo acto jurídico y administrativo que se realice entre particulares y los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y entre estos últimos.

Que, en el contexto de la emergencia sanitaria causada por el virus SARS-CoV2 (COVID-19), surge la necesidad de emitir los presentes lineamientos, pues la utilización de las herramientas tecnológicas permite que la prestación de los trámites, procedimientos y servicios brindados al público en general por parte del Instituto, y las comunicaciones entre servidores públicos, puedan continuarse al tiempo que se acatan las medidas de prevención y sana distancia;

Que, la emisión de los lineamientos referidos facilitará la gestión de los trámites disponibles de forma electrónica, como parte de la estrategia para ampliar la cobertura de los trámites y servicios del Instituto a nivel nacional;

Por lo cual, he tenido a bien expedir el siguiente:

PRIMERO.- Los presentes lineamientos tienen por objeto regular el uso de la firma electrónica avanzada, respaldada por el certificado digital generado por el Servicio de Administración Tributaria, en los actos y actuaciones generados de forma electrónica por los servidores públicos del Instituto Nacional del Derecho de Autor.

SEGUNDO.- Para efectos del presente Acuerdo, se entenderá por:

I.        Actos.- Las comunicaciones, trámites, servicios, actos jurídicos y administrativos, así como los procedimientos administrativos en los cuales los servidores públicos del Instituto, utilicen la firma electrónica avanzada;

II.       Actuaciones.- Las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitud de informes o documentos y, en su caso, las resoluciones administrativas definitivas que se emitan en los actos a que se refieren estos lineamientos que sean comunicadas por medios electrónicos;

III.      Acuse de recibo electrónico.- El mensaje de datos que se emite o genera a través de medios de comunicación electrónica para acreditar de manera fehaciente la fecha y hora de recepción de documentos electrónicos relacionados con los actos establecidos por esta Ley;

IV.      Archivo electrónico.- Información contenida en texto, imagen, audio o video generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología que forma parte del expediente electrónico creado con motivo de los actos y actuaciones a los que se refieren los presentes lineamientos;

V.       Certificado digital.- El mensaje de datos emitido y registrado por el Servicio de Administración Tributaria, que confirma el vínculo entre un firmante y la clave privada que le proporciona;

VI.      Clave privada.- Los datos que el firmante genera de manera secreta y utiliza para crear su firma electrónica avanzada, a fin de lograr el vínculo entre dicha firma electrónica avanzada y el firmante;

VII.     Clave pública.- Los datos contenidos en un certificado digital que permiten la verificación de la autenticidad de la firma electrónica avanzada del firmante;

VIII.    Código QR.- Módulo que almacena la información de los documentos firmados electrónicamente, consistente en una matriz de puntos que permite su acceso mediante un dispositivo móvil que cuente con lector QR;

IX.      Correo electrónico.- La dirección de correo electrónico proporcionada por el usuario para recibir mensajes a través de medios de comunicación electrónica y que, asociado a su contraseña, le permitirá acceder a los servicios electrónicos del Instituto;

X.       Firma electrónica avanzada (e.firma).- El conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;

XI.      Instituto.- El Instituto Nacional del Derecho de Autor;

XII.     Ley.- Ley Federal del Derecho de Autor;

XIII.    Medios de comunicación electrónica.- Los dispositivos tecnológicos que permiten efectuar la transmisión y recepción de mensajes y documentos electrónicos;

XIV.    Reglamento.- Reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor;

XV.     SAT.- Servicio de Administración Tributaria;

XVI.    Servicios electrónicos del Instituto.- Los sistemas que permiten la gestión de los trámites disponibles a través de sus diversas plataformas electrónicas.

 

TERCERO.- La aplicación de los presentes lineamientos será de observancia obligatoria para los servidores públicos del Instituto en razón de los actos y actuaciones electrónicos que realicen con motivo de sus atribuciones y se encuentren comprendidos entre los mencionados en el lineamiento SEGUNDO, fracciones I y II, del presente Acuerdo.

I.        La e.firma tendrá la misma validez jurídica que la firma autógrafa, por lo cual todos los actos y actuaciones electrónicos en los que se utilice la e.firma, serán imputables a su titular, por lo que es de exclusiva responsabilidad de éste el resguardo del certificado digital y la confidencialidad de la clave privada que conforman la e.firma, con el fin de evitar la utilización no autorizada de la misma.

II.       La e.firma contenida en los actos y actuaciones electrónicos, garantizará y dará certeza de lo siguiente:

a)       Que el documento digital o electrónico o mensaje de datos a que se refieran los actos y actuaciones electrónicos, ha sido emitido por el firmante de manera tal que su contenido le es intrínsecamente atribuible, al igual que las consecuencias jurídicas que se deriven del mismo;

b)       Que el documento digital o electrónico o mensaje de datos ha permanecido completo e inalterado desde su firma, con independencia de los cambios que hubiere podido sufrir el medio que lo contiene como resultado del proceso de comunicación, archivo o presentación;

c)       Que la e.firma corresponde exclusivamente al firmante, por lo que todos los documentos electrónicos o mensajes de datos generados en el Instituto que la contengan, serán imputables a su titular, con lo que se garantiza la autoría e integridad del documento.

III.      La emisión y regulación de la e.firma de los servidores públicos del Instituto quedan sujetos a las disposiciones previstas en la Ley de Firma Electrónica Avanzada, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, por lo que la expedición, renovación, revocación y registro del certificado digital, así como la generación de las claves pública y privada que conforman la e.firma se deberá realizar ante el SAT, cumpliendo con los requisitos y procedimientos que para tal efecto éste determine en su normativa correspondiente.

IV.      En caso de pérdida, robo o daño de los archivos de la e.firma, o cualquier otro evento que ponga en riesgo la confidencialidad de los certificados digitales y claves que la conforman, los servidores públicos del Instituto, bajo su absoluta responsabilidad, deberán proceder con su inmediata revocación y reposición ante el SAT, sujetándose a los procesos y lineamientos que este último determine.

V.       En caso de que exista una imposibilidad técnica o jurídica de suscribir los documentos con la e.firma, el servidor público competente deberá continuar sus actividades con firma autógrafa hasta en tanto desaparezcan las causas de dicha imposibilidad.

CUARTO.- Los servidores públicos del Instituto podrán utilizar la e.firma en todos los actos y actuaciones que correspondan a sus atribuciones, en la atención de los trámites y procedimientos a cargo del Instituto.

Asimismo, la e.firma podrá ser utilizada por los servidores públicos del Instituto para la emisión de constancias o reconocimientos de cursos, seminarios o ponencias, entre otros, así como en las comunicaciones que sostengan con particulares y funcionarios de la Administración Pública Federal, de los Poderes de la Unión, de los Poderes de los Estados de la República Mexicana y Órganos Autónomos, que resulten necesarias para el cumplimiento de sus funciones, al igual que en las comunicaciones que se realicen entre los servidores públicos del Instituto.

Todos los actos, actuaciones y comunicaciones descritos, podrán constar en documentos físicos, digitales o correos institucionales para el uso de la e.firma, ubicada en la parte final de aquellos, produciendo los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa y con el mismo alcance probatorio previsto por la normatividad que corresponda a los documentos firmados autógrafamente por sus autores.

 

Los documentos electrónicos generados por los servidores públicos del Instituto con la e.firma, relacionados con los trámites y procedimientos que brinda el Instituto, se integrarán en un archivo digital que resguardará la Unidad de Informática en un archivo electrónico.

Correlativamente, los actos y actuaciones que consten en documentos y expedientes físicos, relacionados con los trámites y procedimientos que brinda el Instituto, podrán trasladarse a un archivo electrónico para integrar un expediente de respaldo de esas características.

QUINTO.- Toda comunicación oficial suscrita con e.firma por los servidores públicos del Instituto, contendrá los siguientes elementos:

I.        El identificador o folio electrónico mostrado por el código QR;

II.       El nombre del servidor público que lo emite;

III.      El lugar de emisión;

IV.      La fecha y hora de emisión mostrados por el código QR;

V.       La e.firma del servidor público competente;

VI.      Los fundamentos legales y razones de hecho que motivan su emisión; y

VII.     La siguiente leyenda con el fundamento legal de la e.firma:

"El presente documento electrónico ha sido firmado mediante el uso de la firma electrónica avanzada por el servidor público competente, amparada por un certificado digital vigente a la fecha de su elaboración, y es válido de conformidad con lo dispuesto en los artículos 7 y 9, fracción I, de la Ley de Firma Electrónica Avanzada y artículo 12 de su Reglamento."

SEXTO.- Los datos personales con los que se alimenten los servicios electrónicos del Instituto, serán tratados de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados; por lo que de violentarse los derechos contenidos en las leyes indicadas, serán aplicables las sanciones previstas en las mismas, sin perjuicio de las demás que puedan generarse.

SÉPTIMO.- La falta de vigencia del certificado digital que ampara la e.firma, no eximirá al servidor público de cumplir con sus obligaciones, por lo que será su responsabilidad mantenerla actualizada.

El incumplimiento de los presentes lineamientos, así como el uso indebido de la e.firma por parte de los servidores públicos del Instituto en los actos y actuaciones, será sancionado conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas, el Código Penal Federal, así como las demás sanciones que conforme a derecho procedan.

La falta de conocimiento de los presentes lineamientos no libera a los servidores públicos del Instituto de las responsabilidades que se establecen por el uso indebido que hagan de los servicios electrónicos del Instituto o el uso de la e.firma.

PRIMERO.- El presente Acuerdo entrará en vigor el primero de junio del presente año.

SEGUNDO.- Los servidores públicos facultados para emitir los actos y actuaciones a que se refieren los presentes lineamientos, deberán contar con la e.firma vigente ante el SAT, a la entrada en vigor del presente Acuerdo.

TERCERO.- El mecanismo de emisión de documentos mediante el uso de la e.firma es opcional a la firma autógrafa, por lo que los actos y actuaciones que se deriven de los trámites y procedimientos a cargo del Instituto podrán seguirse emitiendo tanto de forma digital o electrónica, como física y autógrafamente.

CUARTO.- La interpretación administrativa de los presentes lineamientos, así como la resolución de los casos no previstos en los mismos, quedará a cargo de la Dirección Jurídica del Instituto.

Ciudad de México, a 30 de abril de 2021.- El Encargado del Despacho del Instituto Nacional del Derecho de Autor, Marco Antonio Morales Montes.- Rúbrica.